Важным этапом проведения общих собраний членов ТСЖ или жилищного кооператива является оформление необходимых документов и протокола по итогам голосования. Читайте о том, что нужно включить в уведомление о собрании членов и как правильно оформить бюллетени для голосования и протокол общего собрания членов (ОСЧ).
Составить документы на этапе подготовки к собранию членов
Как мы рассказывали ранее, инициаторы общего собрания членов товарищества или кооператива на этапе подготовки к ОСЧ готовят уведомление о предстоящем собрании и бюллетень для голосования.
Этот этап ничем не ограничен во времени, поэтому не стоит спешить, составляя эти документы. Важно, чтобы в них были все необходимые реквизиты и информация о запланированном ОСЧ товарищества/кооператива. Следует только помнить, что готовое уведомление направляется членам товарищества не позднее, чем за 10 дней до даты проведения общего собрания (ч. 1 ст. 146 ЖК РФ).
После собрания счётная комиссия должна подсчитать голоса согласно заполненным бюллетеням и составить протокол собрания и приложения к нему. Общие требования к этим документам закреплены в приказе Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр.
Рассмотрим особенности составления каждого из упомянутых документов – уведомления, бюллетеня для голосования, протокола – на примере подготовки к общему собранию членов товарищества собственников жилья/недвижимости. Жилищные кооперативы, как правило, формируют документы для собрания по аналогии с ТСЖ.
Как подготовить и успешно провести общее собрание членов ТСЖ или ЖК133969
Правильно сформулировать вопросы повестки дня
Сообщение о проведении общего собрания собственников обязательно должно содержать следующую информацию:
- Название ТСЖ, членов которого приглашают на общее собрание членов, и сведения об инициаторе собрания.
- Форму, в которой ОСЧ будет проведена: очная, очно-заочная, заочная.
- Дату, время и место проведения собрания в очной форме.
- Список документов, которые должны иметь при себе участники собрания, чтобы подтвердить своё право голосовать на ОСЧ.
- Способы связи с инициаторами собрания, если участники хотят ознакомиться с материалами собрания или задать дополнительные вопросы по ОСЧ.
Если собрание проводится в очно-заочной форме, то дополнительно указываются период проведения заочной части собрания, крайний срок сдачи бюллетеней, место, куда необходимо их сдать.
Обязательно в уведомлении об ОСЧ товарищества включается повестка дня. В ней должны быть вопросы о выборе председателя и секретаря ОСЧ. На этих лиц также можно возложить функции счётной комиссии по подсчёту голосов и подведению итогов собрания. Лучше, чтобы это были три разных вопроса во избежание ситуации, когда члены ТСЖ проголосуют против какой-то одной кандидатуры:
1. Избрать председателем общего собрания членов ТСЖ «Название» –Иванова Ивана Ивановича.
2. Избрать секретарём общего собрания членов ТСЖ «Название» – Петрова Петра Петровича.
3. Обязанность по подсчёту голосов возложить на председателя и секретаря общего собрания членов ТСЖ «Название».
Далее в повестке по порядку перечисляются вопросы, вынесенные на голосование в соответствии с компетенцией ОСЧ товарищества собственников. Они должны быть сформулированы так, чтобы на них можно было однозначно ответить «за», «против» или «воздержался». Лучше всего начинать вопрос с глагола: «Утвердить/Избрать/Направить» и др..
Обязательно следует включить в повестку вопрос о месте хранения документов ОСЧ и способе доведения решений собрания до всех членов ТСЖ/ЖК, если ранее это не было определено.
Об особенностях проведения общих собраний членов ТСЖ и ЖК11715413
Внести в бюллетень для голосования три блока информации
Бюллетень для голосования легко составить после того, как было разработано и утверждено уведомление о проведении ОСЧ. Эти документы во многом дублируют друг друга.
Бюллетень можно условно разбить на три блока:
- О предстоящем общем собрании членов: форма проведения, дата, время и место, контакты инициаторов, сведения о ТСЖ.
Этот блок заполняют инициаторы в соответствии с информацией, которая указана в уведомлении о проведении ОСЧ.
- О собственнике и находящемся в его владении помещении в многоквартирном доме.
Указываются фамилия, имя и отчество собственника, номер квартиры/помещения, общая площадь, доля собственника в квартире. Также вписываются сведения о документе, удостоверяющем право собственности: название, серия и номер, дата его выдачи.
- Вопросы, включённые в повестку дня и заявленные в сообщении о проведении собрания, с вариантами ответов «за», «против», «воздержался».
На каждой странице бюллетеня должно быть поле для подписи и расшифровки подписи голосующего. Страницы бюллетеня нумеруются во избежание их утери или путаницы.
Составить протокол согласно требованиям приказа № 44/пр
Форма протокола общего собрания членов ТСЖ/ЖК составляется в соответствии с требованиями к протоколу общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, которые закреплены в приказе Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр.
Согласно приказу № 44/пр, к обязательным реквизитам протокола относятся:
- его наименование, дата и регистрационный номер,
- дата и место проведения ОСЧ,
- заголовок и основная часть протокола,
- место хранения протоколов,
- перечень приложений,
- подписи с расшифровкой.
Указанная в протоколе информация должна соответствовать данным, которые инициаторы указывали в сообщении о проведении общего собрания членов ТСЖ.
В заголовок основной части протокола следует включить форму проведения собрания, вид собрания (очередное или внеочередное) и адрес многоквартирного дома, которым управляет ТСЖ/ЖК.
Как изменить состав общего имущества в доме, которым управляет ЖСК233742
Разбить информацию по каждому вопросу повестки на пять частей
В основной части протокола сначала указываются исходные данные ОСЧ: сведения об инициаторе собрания, председателе и секретаре, если вопрос об их избрании не был включён в повестку собрания, о членах товарищества, которые голосовали на собрании.
Здесь же указывается информация об общем количестве голосов членов ТСЖ, о наличии на собрании кворума и количестве голосов участников собрания. В протокол обязательно включается повестка дня.
Далее по каждому вопросу повестки дня должны быть указаны сведения:
1. Формулировка и номер вопроса согласно повестке.
2. «Слушали»: кто выступал по вопросу, и кратко о том, что говорил инициатор собрания или иной докладчик.
3. «Предложено»: суть вопроса/предложения, вынесенного на голосование, излагается чётко и лаконично.
4. «Голосовали»: итоги подсчёта голосов членов ТСЖ по каждому виду ответа «за», «против», «воздержался» с указанием процентов от общего числа голосов членов товарищества, принявших участие в собрании.
5. «Решили»: итог голосования с указанием формулировки вопроса в соответствии с повесткой дня ОСЧ.
Помнить о приложениях к протоколу и подписях ответственных лиц
В соответствии с приказом № 44/пр, к протоколу общего собрания членов ТСЖ необходимо прикрепить обязательный перечень приложений:
- реестр членов товарищества;
- уведомление о проведении ОСЧ;
- реестр вручения уведомления членам ТСЖ или акт размещения уведомления в общедоступном месте, если это предусмотрено Уставом или определено на ранее состоявшемся ОСЧ;
- список членов товарищества, которые присутствовали на собрании;
- доверенности или иные документы, удостоверяющие полномочия представителей членов ТСЖ, отсутствовавших на собрании;
- документы, по которым в ходе рассмотрения вопросов, поставленных на голосование, принимались решения на общем собрании членов;
- решения членов ТСЖ, если собрание проходило в форме очно-заочного или заочного голосования;
- другие документы или материалы, которые на собрании были определены обязательным приложением к протоколу.
Подписывают протокол председатель и секретарь общего собрания членов ТСЖ. Если отдельно избиралась счётная комиссия, то и члены этой комиссии. На протоколе ставится подпись и её расшифровка каждого из упомянутых лиц, а также дата подписания документа.
Если председателя собрания участники ОСЧ не утвердили, то протокол общего собрания членов ТСЖ подписывает инициатор такого собрания согласно п. 23 прил. 1 № 44/пр.
Минстрой РФ о некоторых особенностях проведения общих собраний211101
Запомнить
Чтобы общее собрание членов ТСЖ/ЖК состоялось, а принятые на нём решения не были оспорены, инициаторам собрания следует тщательно подойти к подготовке документации: уведомления о проведении ОСЧ, бюллетеней для голосования, протокола.
В уведомление вносится не только информация о дате, месте и времени проведения общего собрания членов товарищества или кооператива. Обязательно указываются форма проведения собрания и контакты инициаторов ОСЧ. Включите в сообщение о собрании сформированную повестку дня.
В бюллетене, помимо общих сведений об ОСЧ согласно уведомлению, должен быть блок со сведениями о члене ТСЖ/ЖК, который заполняет бюллетень, или об его законном представителе, данные о помещении или доле, которые находятся в собственности члена товарищества или кооператива.
В протоколе по каждому вопросу обязательно должны быть подразделы: кто делал доклад по вопросу, что предложено, как проголосовали и что в итоге решили участники общего собрания членов ТСЖ/ЖК.