Как УО и ТСЖ упростить контроль за работой подрядчиков

В этой статье на примере расскажем об автоматизации процессов управления жилыми комплексами, которая позволит УО быстро оценить эффективность работы подрядных организаций, чтобы продолжать сотрудничество только с наиболее компетентными из них.

Подобрать подходящее технологическое решение

Smart-решения, или так называемые технологии «интеллектуальных зданий», автоматизируют управление инженерным оборудованием и помогают УО, ТСЖ и ресурсоснабжающим организациям экономить и оптимизировать потребление энергоресурсов при эксплуатации МКД. Такие комплексные системы круглосуточно контролируют работу осветительного и обогревательного оборудования, систем водоснабжения, вентиляции и кондиционирования.

Эффективных решений в области автоматизации процессов собственно управления жилыми комплексами сегодня на рынке представлено мало. В копилке проекта Минстроя России по цифровизации городского хозяйства «Умный город» можно найти только две такие системы.

При этом подобные сервисы могли бы серьезно снизить количество жалоб собственников помещений МКД на качество оказываемых им услуг. В свою очередь УО получили бы постоянный объективный контроль за ходом, своевременностью и полнотой работ по содержанию и ремонту МКД и придомовых территорий, проводимых подрядчиками.

«Умный город» в ЖКХ: какие Smart-технологии и идеи есть в регионах

3542

0

Определить проблемные зоны

Согласно ч. ч. 1, 2, 4 ст. 162 ЖК РФ, п. п. 2, 4 Правил № 416, к наиболее важным функциям УО по управлению многоквартирными домами относятся:

• планирование и организация работ по осмотру и фиксации состояния объектов домовладения, по содержанию и ремонту общедомового имущества;
• проведение конкурсов для отбора подрядчиков и заключение с ними договоров;
• подготовка и передача выбранным организациям графиков обслуживания и проверок по видам работ;
• контроль их выполнения с последующей оплатой;
• отчёт для жителей о работе исполнителей;
• расчёт, начисление и сбор платы за жилищные и коммунальные услуги;
• составление смет;
• перераспределение денежных средств.

При этом УО несёт ответственность перед собственниками помещений в МКД за выбранных подрядчиков, их квалификацию и за качественное оказание услуг (ч. ч. 2, 3 ст. 161 ЖК РФ, п. 42 Правил № 491). Заключая договоры с третьими лицами, УО обязана удостовериться, что у нанимаемой организации есть сертификаты и лицензии на проводимый вид работ.

Когда жители жалуются на плохо убранные подъезды, неисправные лифты, несвоевременное устранение последствий аварий, во многом это вина не собственно УО, а подобранных ею подрядных организаций, которые халатно относятся к исполнению заключённых договоров. В случае причинения ущерба имуществу отвечать за это будет именно УО, а не привлечённая компания.

Автоматизация процессов взаимодействия с поставщиками услуг поможет управляющим домами:

• контролировать, как подрядчики проводят работы;
• получить необходимые доказательства для расторжения договора с некомпетентными компаниями;
• избежать претензий жителей и внеплановых проверок ГЖИ, грозящих штрафами.

Цифровые решения позволяют контролировать работу подрядчиков, оказывающих клининговые, инженерные, административные услуги, а также занимающихся вопросами охраны и безопасности. Ниже рассмотрим несколько примеров цифровизации этих процессов.

Решаем проблему автоматизации деятельности управляющих организаций

6797

0

Выбрать наиболее актуальные процессы и способы их автоматизации

Сегодня многие процессы и регламентные работы, проводимые подрядчиками в МКД, сопровождаются стопками документов, описывающих мероприятия и периодичность их выполнения.

Умные решения помогают отказаться от большинства бумажных документов, например, графиков по санитарному обслуживанию помещений, наряд-заданий слесарей и сантехников, обходных листов с отметками об объёмах и видах работ. Их можно трансформировать в приложение с библиотеками интерактивных чек-листов. Оно упростит и цифровизует аудит процессов исполнителей.

Пример интерфейса приложения для клинера с графиком уборки помещения, чек-листом проводимых мероприятий и необходимого инвентаря. Для получения отметки «Выполнено» исполнитель должен сфотографировать результат и загрузить его в систему

В одном из существующих умных решений для контроля за подрядчиками УО могут использовать наглядные и простые для реализации отчёты с фотоподтверждением результата. Для этого нужен смартфон с установленным приложением. Фотографии делаются только в момент завершения задания на контрольных точках, оборудованных уникальными QR-метками. Предусмотрен запрет на загрузку снимков из памяти устройства, что позволяет избежать подлогов и предоставления неактуальных данных.

По итогам анализа всех отчётов формируются удобные, максимально наглядные виджеты. Они позволяют УО отслеживать проводимые на объекте работы, сравнивать их результаты с предыдущими данными и наблюдать за ходом выполнения запланированных мероприятий. Выгрузка сведений из приложения при необходимости поможет предъявить претензии к качеству или своевременности оказанных услуг.

Ниже представлена таблица с примерами других процессов, которые УО также может автоматизировать для контроля за работой подрядчиков и состоянием оборудования в МКД, а также для более быстрой и эффективной обработки жалоб жителей:

Зачем УО и ТСЖ использовать smart-технологии при управлении домами

10487

0

Убедиться в преимуществах внедрения умного решения

Предлагаемая к разработке и внедрению система автоматизации контроля качества выполненных услуг должна быть максимально простой и интуитивно понятной. Чтобы все пользователи – от пожилых людей с несложными цифровыми устройствами до исполнителей работ – понимали, что от них требуется.

Например, при использовании одного из уже существующих на рынке решений УО получит следующие преимущества:

• Станет доступным наблюдение за визитами исполнителей во все МКД жилого комплекса в режиме реального времени, в т.ч. с отслеживанием данных GPS.
• Цифровое расписание проверок и планов обслуживания инфраструктуры обеспечит профилактику аварий.
• Снизятся издержки на обработку заявок жителей на внеочередное устранение повреждений, уменьшится количество жалоб.
• Появится возможность оспаривать неправомерно выставленные подрядчиками счета.
• Будет проще обосновывать повышенный размер платы на содержание и ремонт жилья благодаря предоставлению более качественных услуг.
• За счёт сокращения количества проверяющих будет оптимизирована численность персонала компании.

Экономия будет достигнута и за счёт сокращения издержек. Абонентская плата за такое умное решение рассчитывается исходя из перечня необходимых зон контроля и количества пользователей с установленным на смартфоне приложением.

Например,компания «Пионер-Сервис» из Москвы уже использует такую систему в нескольких жилых комплексах. Их расходы на автоматизацию управления одним подъездом в шестнадцатиэтажном доме составляют 1900 рублей в месяц. Этот опыт показывает, что затраты на внедрение и эксплуатацию умного решения гораздо ниже судебных издержек, которые могут понести УО и жители дома, разрешая споры между собой или с недобросовестными подрядчиками.

При этом собственники помещений в МКД смогут следить за обслуживанием, ремонтом и уборкой в зданиях онлайн и моментально подать жалобу на некачественное выполнение работ.