На прошлой неделе мы начали обзор нового профессионального стандарта – требований к квалификациям специалистов по управлению МКД. В продолжение темы говорим о том, что должны знать и уметь сотрудники, отвечающие за документооборот, размещение информации в ГИС ЖКХ и взаимодействие с потребителями ЖКУ.

Повышение квалификации – не реже раза в два-три года

Напомним, 1 сентября профстандарт для специалистов по управлению МКД, утверждённый приказом Минтруда РФ от 21.04.2025 № 269н, заменит действовавший с 2019 года документ № 538/н. ПС носит рекомендательный характер и актуален для руководителей и сотрудников УО, ТСЖ, кооперативов, а также образовательных организаций и собственников.

Профстандарт содержит описание семи обобщённых функций. Всем специалистам рекомендовано проходить курсы повышения квалификации, получать дополнительное образование не реже раза в три года, а работающим по направлению организации СиТР домов – раз в два года.

Какие требования к руководителям УО и ТСЖ прописаны в профстандарте
1982
2

Образование – среднее профессиональное или бакалавриат

В первой статье мы разобрали требования к руководителям, теперь перейдём к информационной работе, в том числе с жителями многоквартирных домов. Согласно ПС, этим занимаются специалисты по управлению МКД, которые отвечают:

  1. За документационное обеспечение и раскрытие информации с применением ГИС ЖКХ.

Трудовая функция включает:

  • сбор, систематизацию и хранение документации, связанной с управлением МКД;
  • раскрытие информации о деятельности организации в соответствии со стандартом.

У таких специалистов должно быть среднее профессиональное образование. Рекомендуется раз в три года получать и дополнительное – по программам повышения квалификации в сфере информационно-коммуникационных технологий в документационном обеспечении управления и архивоведения.

  1. За взаимодействие с потребителями ЖКУ.

К этому направлению профстандарт относит:

  • оперативное информирование о деятельности по управлению МКД,
  • обеспечение коммуникаций с жителями многоквартирных домов.

Требования к образованию таких сотрудников – среднее профессиональное или бакалавриат. У них должен быть опыт в области управления гражданскими зданиями и их эксплуатации не менее года. Повышать квалификацию им следует не реже раза в три года.

Каждая из четырёх перечисленных трудовых функций предполагает свои умения и навыки, разберёмся в них подробнее.

Знания – ЭДО и правил хранения, передачи технической документации на МКД

Специалисты, отвечающие за сбор, систематизацию и хранение технической документации по управлению МКД должны, как и другие сотрудники, уметь использовать в работе современные технологии, программы и приложения, а также:

  • знать и применять НПА, регулирующие правила составления, хранения, обновления и приёма-передачи таких документов, оформлять и регистрировать их, фиксировать факты их утраты или отсутствия;
  • вести документооборот, в том числе в ЭДО, составлять номенклатуру дел;
  • использовать организационные и технические средства для перевода документов в электронный вид.

Для этого специалисту нужно изучать нормативно-правовые акты о техдокументации и её составе, правила проведения их инвентаризации и стандарты, основы документационного обеспечения организации. Также требуются знания современных технологий обработки данных.

Можно ли хранить и передавать техдокументацию МКД в электронном виде
8185
0

Умения – составлять отчёты для собственников, собирать информацию и размещать её в ГИС ЖКХ

Сотрудник, в обязанностях которого – раскрытие информации о деятельности организации по управлению МКД, также должен ориентироваться в ЭДО, уметь готовить документы для уничтожения или сдачи в архив и применять современные технологии и ПО, в том числе при ведении совещаний и переговоров.

Главное умение для такого сотрудника – работа в ГИС ЖКХ: сбор и оформление перечня информации для раскрытия,её поиск через сервисы и базы данных компании и формирование отчётов перед собственниками.

Такой специалист должен знать:

  • НПА, регулирующие управление МКД;
  • порядок раскрытия информации и сроки её обновления;
  • требования к оформлению отчётов;
  • стандарты и шаблоны, используемые в этой работе;
  • основы документоведения.

Это не потребуется, если УО передаст работу по размещению информации в ГИС ЖКХ опытным специалистам по договору. Тогда в штате не нужен отдельный сотрудник для заполнения системы. Обратитесь в РосКвартал – и только следите за запросами наших менеджеров по электронной почте.

Изучение – жилищных НПА и инструментов анализа, сбора и систематизации информации по управлению МКД

Согласно профстандарту, для информирования о работе компании по управлению МКД сотрудник должен пользоваться ПО, оргтехникой, что позволит вносить сведения в программы и базы данных, а также предоставлять её в письменных ответах на запросы собственников и нанимателей помещений в МКД.

Эта функция предполагает умение взаимодействовать с коллегами, работать с информацией – анализировать, собирать, актуализировать и систематизировать. Для подобных действий специалисту нужно знать:

  • жилищное законодательство;
  • локальные акты компании по коммуникации с потребителями;
  • требования к защите персональных данных;
  • основы психологии сотрудничества и конфликтологии, документоведения.

В работе с заявками и обращения жителей МКД, а также ведении учёта материалов и оборудования, документации и отчётности поможет функционал сервиса «АДС на 100%». В нём настроен автоматический обмен данными с ГИС ЖКХ и сайтом компании.

Навыки – бесконфликтного общения с жителями и проведения общих собраний

Перейдём к коммуникациям УО с собственниками и нанимателями помещений в многоквартирных домах. В задачах такого работника – организация взаимодействия с ними при обсуждении и согласовании вопросов управления, содержания и ремонта МКД. Он должен выбирать оптимальные каналы и формы общения, например, при проведении ОСС и личном приёме граждан в офисе.

Среди требуемых умений:

  • работать с информацией и техдокументацией;
  • готовить письма по обращениям жителей МКД, в том числе во взаимодействии с коллегами;
  • выстраивать коммуникацию с собственниками на основе психологии сотрудничества;
  • вести реестры, составлять сообщения о проведении и результатах ОСС, формировать протоколы, проводить собрания в порядке, предусмотренном ЖК РФ.

Для этого сотрудник обязан применять современные технологии и программы, ориентироваться в НПА, например, в правилах пользования жилыми помещениями и общим имуществом, проведения ОС и предоставления ЖКУ. Ему следует знать Минимальный перечень № 290, а также стандарты делопроизводства, деловой переписки, общения, речевого этикета, основы конфликтологии.

Облегчит работу по составлению и ведению документации общих собраний сервис «ОСС на 100%». С ним легко сформировать повестку дня, подсчитать кворум и разместить протокол собрания в ГИС ЖКХ. Попробуйте бесплатно.

Особенности споров в ЖКХ: как УО разрешать конфликты с жителями
23200
0

Общие умения – использовать в работе современные технологии, искусственный интеллект и ИТ-решения

Новый профстандарт подчёркивает значимость информационной и коммуникационной работы в управлении МКД. Специалисты, отвечающие за документооборот, заполнение ГИС ЖКХ и взаимодействие с жителями, должны не только владеть нормативной базой, но и уметь использовать современные ИТ-решения, в том числе на основе ИИ, а также:

  • следить за соблюдением сроков и стандартов раскрытия информации;
  • поддерживать квалификацию в сфере ЭДО, архивного дела и ГИС ЖКХ;
  • обеспечивать точное и своевременное ведение делопроизводства;
  • выстраивать диалог с жителями в рамках делового и психологического этикета.

Напомним, что профстандарты носят рекомендательный характер: они формируют основу для кадровой политики УО и ТСЖ. Например, соблюдение организациями требований ПС к сотрудникам, раскрывающим информацию и взаимодействующим с потребителями ЖКУ, помогут системно выстроить эту работу, повысить доверие жителей и снизить число жалоб.

Для достижения этих целей с использованием ПС управляющим МКД следует:

  • назначить ответственных за ведение технической документации, ГИС ЖКХ и взаимодействие с собственниками;
  • внедрить регулярную систему повышения квалификации – не реже раза в 2–3 года;
  • разработать внутренние регламенты;
  • обеспечить доступ сотрудников к современному ПО;
  • использовать стандарты делового общения, особенно в работе с обращениями и на ОСС.

В следующей статье цикла поговорим о квалификации сотрудников, отвечающих за организацию работ и услуг по СиТР и расчёты за них. Следите за обновлениями портала, в том числе в нашем телеграм-канале.