Как сэкономить на бумаге в кризис: опыт УО и меры от органов власти

Сегодня продолжаем говорить о способах экономии УО и ТСЖ на бумаге после её резкого подорожания. Читайте об опыте управляющих домами по переводу собственников на электронные квитанции, а также о других способах снизить потребление бумаги при работе по управлению МКД.

Уменьшить размер квитанций, печатать их на более дешёвой бумаге или по запросу жителей

Мы уже писали о том, что из-за роста стоимости бумаги управляющие организации и ТСЖ оказались в сложной ситуации: печать платёжных документов внезапно подорожала, и компании не успели заложить это в размер платы собственников.

Управляющие домами тут же начали искать различные варианты, как выставить жителям домов счета и не потратить все деньги на бумагу:

• печатать их раз в три месяца, выставляя плату авансом за этот период;
• выдавать «по запросу», когда житель дома получает квитанцию на бумаге после обращения в ТСЖ или УО;
• использовать для печати обратную сторону черновиков;
• уменьшить размер платёжки вдвое – с А4 на А5;
• покупать более дешёвую экобумагу.

Как УО выставлять квитанции за ЖКУ, если цена их печати резко выросла

10003

3

После внесения изменений в НПА отказаться от направления квитанций за ЖКУ на бумаге

Основной способ сэкономить на бумаге при выставлении квитанции, который обсуждали как УО, так и органы власти, – заменить их на электронные и отправлять собственникам по e-mail или в мессенджерах.

Минцифры и Минстрой России считают, что переход на электронные платёжки в ЖКХ необходим. Подобный опыт рассылки документов есть у ФССП и ГАИ: «Почта России» уже рассылает электронные уведомления. Госорганы должны постепенно отказаться от бумаги и перейти на доставку их писем в цифровом формате по умолчанию.

«Сегодня мы обсуждаем с Минстроем инициативу по отказу от обязательно направления счетов за ЖКХ на бумажном носителе», – отметил глава Минцифры РФ Максут Шадаев. Поправки в НПА уже разрабатываются. Такой формат ускорит доставку квитанций с семи дней до нескольких секунд. При этом кабмин не предлагает полный отказ от бумажных уведомлений. Они сохранятся для отдельных категорий граждан, например, старшего поколения.

Довести до сведения собственников, почему важно отказаться от бумажной квитанции и как это сделать

Электронные квитанции в практике организаций ЖКХ появились не сейчас: некоторые исполнители ЖКУ уже несколько лет ведут активную работу по переводу жителей домов на получение квитанций по e-mail или в мессенджерах. Своим опытом в этой сфере поделились управляющие домами – участники Телеграм-чата Ассоциации «Р1».

Руководитель УК «Азбука быта», член Экспертного совета Ассоциации «Р1» Татьяна Дёмина рассказала, что для увеличения числа собственников, которые получают квитанции в электронном виде, компания в марте разместила в группе «ВКонтакте» объявление, в котором напомнила жителям о возможности получать электронные квитанции на оплату ЖКУ по электронной почте.

Алгоритм перехода на новый формат получения счетов от УК «Азбука быта»

Как отметила Татьяна Дёмина, с момента публикации поста в марте рост заявок на получение квитанций по электронной почте увеличился на 15,7% по сравнению с февралём.

Как УО перевести клиентов на онлайн-сервисы и онлайн-платежи

6767

2

С согласия собственников направлять им электронные квитанции с помощью специальных программ

Председатель ТСН «Московский квартал» из Ярославля Наталья Каткова рассказала, что товарищество при открытии лицевого счёта запрашивает у собственников e-mail и согласие на получение электронной квитанции и вносит адрес в программу для расчётов.

Согласие на замену формата квитанции житель дома может дать в чате мессенджера, созданном ТСН для жителей, или заполнить отдельное согласие и передать его председателю:

Как отметила Наталья Каткова, сейчас в ТСН жители примерно 75% помещений в МКД получают именно электронные квитанции.

Для единовременной отправки сформированных электронных счетов товарищество использует то же программное обеспечение для ЖКХ, что и для расчётов платы. Программа формирует квитанции и отправляет их со специально созданного электронного ящика товарищества. Для этого сотрудник, работающий в программе, вносит адрес электронной почты и ставит отметку об отправке ПД в электронном виде.

«Перед отправкой система позволяет прикрепить к письму с квитанцией любой документ для всех или персонально. Рассылка происходит в один клик, её делает сотрудник, отвечающий за начисление платы за ЖКУ», – рассказала председатель ТСН.

Арслан Гасанов из УК «ГРИН СЕРВИС» отметил, что рассылка электронных квитанций через программу для расчётов проста. Настроек практически нет, нужно лишь внести по лицевым счетам адрес электронной почты. Программа отправит счета за ЖКУ всем владельцам помещений, кто предоставил такие данные. После этого по оставшимся лицевым счетам пойдёт печать бумажных платёжных документов. Успешно отправленные по электронной почте счета программа на печать не отправит.

Использовать цифровые решения для подготовки документов и проведения ОСС

УО и ТСЖ тратят бумагу не только для печати платёжных документов, но и, например, для проведения общих собраний собственников. Стоимость проведения ОСС в связи с ростом цены на бумагу также выросла: необходимо уведомить жителей дома о собрании, распечатать повестку дня и бюллетени для голосования, а также пакет документов для ознакомления собственников с ними перед собранием.

УК «Азбука быта» нашла выход в такой ситуации – в уведомлении о предстоящем собрании компания размещает QR-код.

QR-код перенаправляет собственников на сайт, где в электронном виде размещён комплект документов для ОСС

О способе сэкономить при проведении собраний также рассказал орган ГЖН Ставрополья. Он порекомендовал УО и собственникам проводить собрания с использованием системы: если собрание проводится через ГИС ЖКХ, то направлять в инспекцию какие-либо документы на бумажном носителе не нужно.

Опыт УК: как провести общее собрание собственников в YouTube

10596

3

Организовать в компании электронный документооборот

Ещё один способ снизить расходы на бумагу для УО – перейти на внутренний электронный документооборот. Это позволит не распечатывать служебные записки, приказы и иные внутренние акты компании. Сотрудники смогут быстро направлять обращения или жалобы своим коллегам в другие отделы в электронном виде, а не тиражировать копии на бумаге.

Электронный документооборот также поможет выстроить в компании систему передачи задач, постановки и контроля сроков их исполнения, вести архив документов.

Автоматизировать работу АДС для приёма заявок и работы с ними

Электронный формат документооборота важен и для работы АДС, которая принимает и регистрирует заявки, а затем передаёт их на исполнение сотрудникам. Чтобы сэкономить бумагу и время диспетчеров, советуем УО автоматизировать работу аварийно-диспетчерской службы.

Это можно сделать с помощью сервиса «АДС на 100%». Он прост в использовании, уже содержит электронный журнал регистрации и позволяет:

• фиксировать всю информацию по заявкам потребителей,
• назначать исполнителей,
• онлайн отправлять им сведения о новой заявке,
• прикреплять файлы и записи разговоров,
• вести документооборот.