Управляющие организации, ТСЖ и кооперативы по роду своей деятельности являются операторами персональных данных, поэтому в отношении таких организаций Роскомнадзор имеет право проводить проверки согласно постановлению Правительства РФ от 13.02.2019 № 146. Рассказываем об этом подробнее.

УО и ТСЖ являются операторами персональных данных

Персональные данные (ПДн) – это любая информация, которая относится к физическому лицу – субъекту ПДн и помогает идентифицировать его (ч. 1 ст. 3 № 152-ФЗ). К таким данным относятся общие сведения о человеке: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, данные документа, удостоверяющего личность, другие сведения, по которым прямо или косвенно можно определить конкретного человека.

Действия, которые совершаются с ПДн: сбор, запись, систематизация и накопление, хранение, обновление, изменение, использование, передача и др. – называются их обработкой (ч. 3 ст. 3 № 152-ФЗ). Лица и организации, обрабатывающие персональные данные, являются операторами ПДн.

УО, ТСЖ и кооперативы обрабатывают персональные данные жителей многоквартирных домов в силу пп. 2 ст. 6 № 152-ФЗ: начисляя плату за ЖКУ, ведя реестры собственников, оформляя платёжные документы, передавая ПДн собственников помещений в РСО при заключении прямого договора. Обработку персональных данных подразумевают заключённый УО с собственниками помещений в МКД договор управления или устав ТСН (ст. ст. 135, 155, 162 ЖК РФ).

Вправе ли УО передавать РСО персональные данные при прямом договоре
80809
8

Роскомнадзор получил право проводить проверки операторов персональных данных

Поскольку УО, ТСЖ и ЖК работают с персональными данными собственников и жителей многоквартирных домов, то к ним применяются нормы постановления Правительства РФ от 13.02.2019 № 146. Постановлением в соответствии с ч. 1.1 ст. 23 № 152-ФЗ утверждены Правила проведения государственного контроля и надзора за обработкой персональных данных.

Согласно п. 2 ПП РФ № 146, функции госконтроля и надзора за обработкой ПДн возложены на Роскомнадзор. Ведомство должно предупреждать, выявлять и пресекать нарушения в деятельности операторов персональных данных.

Для этого Роскомнадзор уполномочен проводить плановые и внеплановые, документарные и выездные проверки, профилактические мероприятия, принимать меры, чтобы устранить последствия противоправных действий операторов ПДн (п. 3 ПП РФ № 146).

УО и ТСЖ могут попасть в план проверок раз в два года

Плановые проверки в отношении операторов персональных данных проводятся в соответствии с графиком, размещённым в интернете. Попасть в такой план может любой оператор ПДн, если с момента его регистрации как юрлица или с момента последней проверки прошло 3 года (п.п. 5, 6 ПП РФ № 146).

При этом поставщики информации в государственные информационные системы могут оказываться в плане по контролю чаще: раз в два года (пп. «а» п. 7 ПП РФ № 416).

Роскомнадзор имеет право проводить и внеплановые проверки операторов ПДн по нескольким основаниям:

  • неисполнение выданного ранее предписания по устранению нарушений;
  • по требованию прокурора, поручению Президента РФ, Правительства РФ;
  • по заявлению граждан, если они в обращении докажут факт нарушения их прав;
  • по результатам проверки, проведённой Роскомнадзором без взаимодействия с оператором ПДн.

Внеплановые проверки, организованные по двум последним приведённым выше причинам, должны быть согласованы с прокуратурой.

Роскомнадзор об обработке персональных данных
65242
4

УО и ТСЖ уведомляются за 3 дня или за 24 часа до начала проверки

О проведении плановой проверки Роскомнадзор должен уведомить оператора не позднее, чем за 3 рабочих дня до этого, о внеплановой – не менее чем за 24 часа до её начала (п.п. 11, 12 ПП РФ №416). Копия приказа о проведении проверки направляется проверяемому:

  • по почте с уведомлением о вручении;
  • по электронной почте, если адрес оператора размещён на его сайте;
  • по электронной почте, если оператор сообщал адрес ранее в Роскомнадзор;
  • либо другим доступным способом.

При этом электронный образ документа должен быть подписан усиленной электронной подписью уполномоченного должностного лица Роскомнадзора.

Срок проведения плановой проверки – 20 рабочих дней, внеплановой – 10 рабочих дней. Продлить проверку можно не более, чем в два раза (п.п. 16, 17 ПП РФ № 416). Во время контрольных мероприятий проверяются соблюдение оператором требований к обработке ПДн, документы и информационные системы персональных данных.

Оператор ПДн обязан ответить на запрос Роскомнадзора в течение 5 рабочих дней

Роскомнадзор может проводить плановые выездные и документарные проверки. Внеплановые проверки могут быть только выездными (п. 25 ПП РФ № 416).

В рамках документарной проверки оператор ПДн должен предоставить документы и информацию по запросу ведомства в течение 5 рабочих дней со дня получения письма (п. 27 ПП РФ № 416). Документы предоставляются в виде заверенных печатью и подписью копий либо в электронном виде с использованием усиленной электронной подписи.

Дополнительные пояснения в рамках той же проверки должны быть направлены оператором ПДн в ведомство в течение 3 рабочих дней после получения запроса (п. 30 ПП РФ № 416).

Необходимо обратить внимание, что дата поступления ответа на запрос от оператора – это дата, которую указывает Роскомнадзор при принятии пакета документов, а не дата его отправки. Если документы не предоставлены в срок, то в отношении оператора проводится выездная проверка.

Что делать с персональными данными в протоколе ОСС для ГИС ЖКХ
33041
2

Оператор ПДн обязан создать условия для проведения проверки

Если документарная проверка проходит по месту размещения Роскомнадзора, то выездная – по месту размещения оператора персональных данных. Если оператор является физическим лицом, а не юрлицом или индивидуальным предпринимателем, то в его отношении выездная проверка проводиться не может (п. 32 ПП РФ № 416).

Перед началом проверки должностное лицо Роскомнадзора должно предъявить удостоверение и ознакомить проверяемого с приказом о проведении выездной проверки (п. 33 ПП РФ № 416). Оператор ПДн со своей стороны должен создать необходимые условия для проведения контрольных мероприятий, обеспечить доступ в помещения и к оборудованию.

Если проверяемый препятствует действиям сотрудников Роскомнадзора, проводящих проверку, то об этом составляется акт. Затем контрольный орган имеет право обратиться в прокуратуру или в правоохранительные органы (п. 38 ПП РФ № 416).

При составлении такого акта, а также при отсутствии оператора ПДн в день проверки она приостанавливается до момента устранения причин остановки либо же до проведения внеплановой проверки без предварительного уведомления оператора ПДн (п.п. 39, 40 ПП РФ № 416).

За неустранение нарушений выдаётся требование об остановке обработки персональных данных

По результатам проверки Роскомнадзор составляет в двух экземплярах акт, в котором делает заключение об отсутствии нарушений или об их наличии с указанием на статьи НПА (п.п. 43, 44 ПП РФ № 416). При этом акт должен быть подписан представителем проверяемого юрлица или индивидуального предпринимателя. Если оператор ПДн отказался подписать акт, то об этом в акте делается отметка.

Экземпляр акта проверки вручается оператору персональных данных под подпись или направляется с уведомлением о вручении либо другим доступным способом в течение 10 дней со дня его подписания (п. 44 ПП РФ № 416).

Если Роскомнадзор выявил нарушения при проверке, то вместе с актом оператору вручается предписание об устранении нарушений со сроком выполнения не более 6 месяцев с дня вручения этих документов (п. 47 ПП РФ № 416). Оператор должен предоставить в Роскомнадзор информацию о выполнении предписания – в ином случае в его отношении проводится внеплановая выездная проверка.

Если невыполнение предписания влечёт нарушение прав и интересов субъектов персональных данных, то оператор обязан по требованию Роскомнадзора прекратить обработку любых персональных данных до устранения допущенных нарушений (п. 50 ПП РФ № 416). Если этого не сделать, оператор ПДн будет привлечён к административной ответственности.

Важно знать

Правила проведение проверок управляющих организаций и ТСЖ как операторов персональных данных во многом схожи с правилами проверок, которые проводит в их отношении орган Госжилнадзора.

УО и ТСЖ должны иметь в виду, что Роскомнадзор имеет право планово проверять их чаще, чем других операторов ПДн, поскольку они являются поставщиками информации в ГИС ЖКХ.

В ходе контрольных мероприятий будут проверяться как документы, так и порядок их хранения и информационные системы, с помощью которых происходит обработка ПДн.

Хотя внеплановыми могут быть только выездные проверки, плановая документарная проверка легко может превратиться во внеплановую, если Роскомнадзор обнаружит какие-либо нарушения в работе оператора ПДн или в срок не получит необходимые документы.

В случае неустранения нарушений, затрагивающих интересы и права субъектов ПДн, оператор обязан остановить любую обработку персональных данных. В отношении УО и ТСЖ это значит, что в такой ситуации они не смогут выставлять счета на оплату жилищно-коммунальных услуг, проводить общие собрания собственников, передавать данные в РСО в рамках договоров ресурсоснабжения и даже обрабатывать заявки, поступающие в аварийно-диспетчерскую службу.